Home | Up | Советы по Word | Советы по Office | Советы по Excel

Быстрый поиск нужных документов
 Совет: У текстового процессора Microsoft Word существует возможность расширенного поиска документов по их специфическим свойствам. Таковыми могут быть, например, название документа, автор, тема, ключевые слова, размер файла, дата последнего обновления и т. п. Таким образом, например, если вы и ваш коллега работаете над одним проектом, можно легко найти все документы по вашей общей тематике, которые он создал не ранее января 2001 года.
Для того чтобы выполнить расширенный поиск, выберите пункт меню Файл|Открыть, и в появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Сервис|Найти (если вы пользуетесь версией Word 97, то на кнопке Отбор). В новом окне в качестве условий поиска задайте значения полей Свойство, Отношение и Значение. Затем нажмите на кнопку Добавить. Для того чтобы использовать дополнительные условия, выберите значения переключателя И/ИЛИ, которое определяет логическую связь нескольких условий, и повторите предыдущий шаг. После того, как подготовлены все условия для поиска, укажите папку, в которой предположительно располагаются нужные документы, и нажмите кнопку Найти.
Далее активным опять станет диалоговое окно Открытие документа. Если найден хотя бы один документ, соответствующий заданным критериям, то все результаты будут иерархически отображены в этом окне с тем, чтобы можно было выбрать наиболее подходящий. Если же Word не найдет ни одного документа, строка состояния сообщит вам это.
Для того чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами расширенного поиска, стоит заблаговременно позаботиться о заполнении ключевых свойств документов. Откройте рабочий документ, выберите пункт меню Файл|Свойства и используйте закладку Документ для ввода этих свойств. Чтобы не забывать делать это, установите флажок Предлагать заполнение свойств документа на вкладке Сохранение меню Сервис|Параметры. Тогда при первом сохранении любого создаваемого файла Word автоматически предложит вам задать значение полей его свойств.
Текст, данные, числа или логические значения, которым должно удовлетворять некоторое свойство в процессе отбора, задаются в поле Значение. Это поле позволяет использовать несколько вариантов значений, разделенных операторами И и ИЛИ. Пробел между лексемами по умолчанию трактуется как оператор И. Для отношений содержит и совпадает с можно использовать привычные подстановочные знаки (? вместо неизвестного символа, * — вместо любого числа неопределенных символов). Если вы хотите использовать диапазон чисел, просто перечислите нижнюю и верхнюю границы диапазона через запятую. Для того чтобы задать временной диапазон, введите первую и последнюю дату, разделив их лексемой и. Например, Декабрь 1, 2000 и Январь 1, 2001.
Если набор для условий поиска часто используется, сохраните его, используя кнопку Сохранить..., а затем, при необходимости, загрузите, щелкнув на кнопке Открыть....

 
Замена шрифтов

 

Совет: Достаточно часто, когда кто-нибудь дает вам документ, содержащий шрифты, не установленные на вашем компьютере, вид документа при открытии не вполне соответствует тому виду, который ему изначально придал автор.
Дело в том, что Word автоматически производит замену неизвестных ему шрифтов, причем новый шрифт иногда даже отдаленно не напоминает оригинал. Однако вы можете произвести замену самостоятельно, выбрав таким образом наиболее подходящий вариант.
Выберите закладку Совместимость в меню Сервис|Параметры и щелкните на кнопке Подстановка шрифтов.... В появившемся окне слева представлен список всех несуществующих шрифтов. Щелкните на названии отсутствующего шрифта, и выберите для него локальную замену из выпадающего списка. Когда подготовка соответствий закончена, щелкните на кнопке Готово.
 
Уменьшаем файлы
 Совет: Вы, наверняка, замечали, что если внести в ранее сохраненный документ даже несколько мелких изменений (таких, например, как смена форматирования, расстановка абзацев и т. д.), размер нового файла будет существенно больше, чем у его предыдущей версии. Это происходит потому, что Word сохраняет документы блоками. Таким образом, любое вносимое вами изменение порождает в файле новый блок данных, содержащий полную информацию о форматировании, в то время как в старом блоке эти изменения просто исчезнут.
Простейшим способом избежания такой избыточности является сохранение файла под новым именем (пункт меню Файл|Сохранить как). В таком случае Word заново разобьет документ на блоки, и внесенные изменения будут сохранены в блоках вместе с самим текстом. Теперь можно сравнить файлы и заметить разницу.

 
Экономьте на картинках

 

 Совет: Если ваши документы Word с иллюстрациями имеют слишком большой объем, можно воспользоваться ссылками на графические файлы. Чтобы вставить в документ ссылку на изображение, выберите пункт меню Вставка|Рисунок|Из файла. Включите опцию Связать с файлом и снимите флажок с поля Хранить в документе. Затем вставьте картинку и щелкните на OK. По суммарному объему вновь созданный файл вместе с файлами иллюстраций заметно меньше документа со встроенными иллюстрациями; разница может составлять несколько десятков процентов.
Перед вставкой иллюстраций желательно разместить графические файлы в том же каталоге, что и сам документ. В противном случае могут возникнуть проблемы при переносе файла из каталога в каталог или при передаче документа с иллюстрациями другому пользователю.

 
Подгоняем текст по месту

 

 Совет: Достаточно часто при составлении документов в Word мы сталкиваемся с проблемой, когда что-то немного не помещается на странице или размещается на ней слегка не так, как мы хотим. При этом желательно, чтобы абзац поместился именно в определенном месте или пункт оглавления занял только одну строчку, а не оставлял «хвост» на другой. Если не помогает расширение полей страницы, а уменьшение кегля шрифта неприемлемо, проблему можно решить за счет уплотнения интервала между символами.
Действительно, не только популярные программы для верстки облададают возможностью уплотнения шрифта. Эта функция присутствует и в Microsoft Word, однако располагается она в не очень неудобном месте, поэтому многие пользователи про нее не знают вовсе.
Выделите текст, который не помещается должным образом, и воспользуйтесь пунктом меню Формат|Шрифт (для доступа к этому пункту меню также можно использовать сочетание клавиш [Ctrl]+[D]). В появившемся окне перейдите к закладке Интервал. Воспользуйтесь переключателем «вверх-вниз» (в данном случае необходимо пользоваться стрелкой «вниз») напротив опции Интервал для того, чтобы задать величину уплотнения шрифта требуемого фрагмента текста. В окне предварительного просмотра (Образец) вы увидите примерный результат. Нажмите на кнопку ОК, чтобы изменения вошли в силу.
Уплотняя шрифт, не стоит устанавливать слишком малый интервал. Делайте это так, чтобы текст был по- прежнему читаем и буквы не «налазили» друг на друга. И все же помните, что уплотнение кернинга — не более чем крайняя мера и пользоваться ею следует только в тех случаях, когда перепробованы все другие способы.

 

Закрываем все

 Совет: В результате продолжительной работы с Microsoft Word у многих пользователей часто «плодится» большое количество документов. Для того чтобы закончить работу со всеми ними и открыть новый документ, большинство прибегает к старому проверенному способу — закрыть Word и открыть его снова. А что, если новый запуск Word сопровождается длительной загрузкой множества надстроек?
Существует намного более простой способ решить эту задачу. Удерживайте нажатой клавишу [Shift] и щелкните на меню Файл. В результате кнопка Закрыть превратится в Закрыть все. Щелкните на ней и получите желаемый результат без закрытия Word. Пускай пользователей Microsoft Word 2000 не обескураживает то, что каждый документ открывается в собственном окне — достаточно проделать описанную операцию в любом из них, и будут закрыты все экземпляры окон, кроме одного.

 
Составление разноформатных документов

 

 Совет: Часто при подготовке сложных документов необходимо в одном и том же файле сочетать листы различного формата. Самый простой и популярный пример — вперемешку использовать книжные и альбомные листы. Большинство пользователей обходят проблему стороной, создавая несколько документов (в одном — листы одного формата, в другом — другого) и производя нумерацию страниц вручную. Однако существует способ значительно облегчить и упростить эту работу, используя при этом единый файл.
Microsoft Word позволяет объединять в одном документе разноформатные листы, если они принадлежат различным разделам. Пусть необходимо изменить ориентацию бумаги, начиная со следующего листа. Установите курсор в конец текста и выберите пункт меню Вставка|Разрыв. В появившемся диалоговом окне установите переключатель группы Новый раздел в положение со следующей страницы.
После нажатия на кнопку ОК Word создаст новый раздел и переместит туда курсор. Теперь можно приступать к форматированию страниц. Воспользуйтесь пунктом меню Файл|Параметры страницы. На закладке Размер бумаги установите переключатель группы Ориентация в положение альбомная. Убедитесь, что в выпадающем списке Применить выбран пункт к текущему разделу. Щелкните на кнопку ОК.
Остается заполнить новый раздел информацией — и разноформатный документ готов. Для того чтобы вернуться обратно к книжной ориентации страниц, повторите предыдущие шаги.
К сожалению, с разноформатными документами есть еще одна проблема — корректная нумерация страниц. Дело в том, что Word часто нумерует страницы разных разделов документа сначала. Решить проблему достаточно просто. Установите курсор в первом разделе и начните нумерацию страниц с требуемого номера. Для этого воспользуйтесь пунктом меню Вставка|Номера страниц. В появившемся окне установите желаемое размещение номеров и щелкните на кнопку Формат. Во вновь появившемся окне установите переключатель группы Нумерация страниц в положение начать с и задайте номер начальной страницы.
Выделите все оставшиеся разделы и в окне Формат номера страницы (кнопка формат) переключатель Нумерация страниц установите в положение продолжить. Таким образом, несмотря на разнородность разделов, составной документ будет иметь сквозную нумерацию, начинающуюся с требуемого значения.
Открытие файлов всех поддерживаемых типов

 

Совет: Когда Word открывает файлы, то в диалоговом окне обычно отображаются только файлы одного типа, который выбирается в поле Тип файлов.
Обычно документы Microsoft Word передаются в трех самых распространенных форматах: собственном формате MS Word — DOC, универсальном текстовом формате RTF и обычном текстовом — TXT. Из служебных форматов MS Word следует добавить еще и DOT — файлы шаблонов документов.
Для того чтобы отобразить их все одновременно, нужно в поле Имя файла задать строку *.doc;*.rtf;*.txt;*.dot и нажать клавишу Ввод.
Если же вам постоянно приходиться открывать файлы разных типов, вы можете облегчить себе подстановку нужных шаблонов в поле Имя файла. Для этого выберите меню Сервис|Макрос|Макросы. В поле Макросы из выберите Normal.dot, а в поле Имя введите FileOpen. Затем нажмите кнопку Создать и в появившемся окне Visual Basic введите текст следующего макроса:

Sub FileOpen()
With Dialogs(wdDialogFileOpen)
.Name = "*.doc;*.rtf;*.txt;*.dot"
If .Show = -1 Then Application.GoBack
End With
End Sub

Сохраните его и закройте Visual Basic. Теперь при открытии файлов в диалоговом окне сразу будут отображаться файлы всех перечисленных вами расширений.
Дополнительная команда GoBack установит курсор в место последней правки, где он был перед закрытием документа, чтобы продолжить работу с того места, где она была прервана.
 
Заметки «на полях» электронных документов

 

 Вопрос: Существует ли возможность делать заметки на полях и в тексте документа Word так, как это можно делать на бумаге ручкой и маркером?

Ответ: Чтобы делать заметки в документе MS Word, нужно сначала выделить фрагмент текста (к которому у вас есть замечания или комментарии), а затем выбрать пункт меню Вставка|Примечание.
При этом выделенный текст отметится желтым фоном (как будто маркером на бумаге), а в нижней части экрана появится дополнительное текстовое окно, в котором можно будет набрать или изменить сам текст комментария.
Он будет отмечен индексом, состоящим из инициалов пользователя (они задаются на закладке Пользователь диалогового окна Сервис|Настройка) и номера примечания. Отметка цветом и индексы примечаний не выводятся на печать и при необходимости их в любое время можно изменять или удалять.
Другая возможность — вставка так называемых сносок через меню Вставка|Сноска. В этом случае текст комментария будет располагаться либо внизу страницы (обычная сноска) либо в конце всего документа (концевая сноска). Все сноски автоматически нумеруются, либо маркируются специальным символом.
 
Снова переключаем

 

 Совет: В MS Word 97 по умолчанию не срабатывает клавиша Insert для переключения режимов вставки/замены при наборе текста. Переключаться, правда, можно с помощью мыши. Для этого нужно щелкнуть дважды на надписи ЗАМ в статус-строке внизу окна Word. Надпись черного цвета означает режим замены вводимых символов. Повторный щелчок на указанной надписи установит режим вставки. При этом надпись ЗАМ примет серый (деактивированный) цвет. Но если вам привычнее переключение между этими режимами клавишей Insert, вы можете сделать такую настройку самостоятельно. Для этого войдите в диалоговое окно настройки Сервис|Настройка. В появившемся диалоговом окне нажмите на кнопку Клавиатура. В списке Категории выберите Все команды, теперь в списке Команды перейдите в самый конец списка и найдите там команду Замена. Активизируйте эту команду (в поле Описание появится сообщение Переключение режимов вставки и замены).
Теперь установите курсор в поле Новое сочетание клавиш и нажмите на клавиатуре клавишу Insert. Для сохранения сделанных изменений нажмите кнопку Назначить, при этом в списке Текущие сочетания клавиш появится надпись Ins. Теперь закройте диалоговое окно настройки и все готово.

 
Неразрываемый пробел

 

 Совет: MS Word автоматически разбивает текст на строчки в местах, где стоят пробелы и иногда могут получаться нежелательные разрывы некоторых словосочетаний. Например, могут переходить на другую строку инициалы, отделяясь от фамилии, или название улицы от сокращения ул. Этого можно избежать, если между словами, которые нужно написать в одной строке, поставить неразрывный пробел, нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[Shift]+ [Пробел]. Теперь, если разрыв строки придется на такой пробел, то в новую строку «уйдут» инициалы вместе с фамилией. Таким же способом можно «приклеить» обозначения единиц измерения к цифрам (например: 64 МБ).
Ускорение работы с графикой

 

 Совет: На некоторых «не очень мощных» компьютерах открытие документов в MS Word, содержащих большое количество рисунков или каких-либо других объектов, как и вообще открытие больших файлов длится довольно долго. Да и работа с такими документами затруднительна. Дабы сократить время и улучшить качество работы, можно воспользоваться макросами, созданными службой поддержки программных продуктов корпорации Microsoft (Microsoft Product Support Services).
Для этого нужно подключить дополнительный модуль надстройки, содержащий два макроса: первый — для редактирования параметров Word, хранящихся в системном реестре, второй — для конфигурирования опций преобразования при открытии файлов.
Подключаются эти возможности через Сервис|Шаблоны и надстройки, где нужно нажать кнопку Добавить и затем перейти в каталог C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeMacros, где обычно располагается файл Support8.dot для MS Word 97 или Support9.dot — для MS Word 2000, который и нужно добавить.
После этого, запустив редактирование опций реестра из вновь появившейся панели Макросы|Образцы макросов, вы сможете установить размер кэш-памяти CasheSize больше размера, заданного по умолчанию (64 КБ), что ускорит работу программы.

 
Автоповтор набора текста

 

 Совет: При наборе больших документов с повторяющимися фрагментами текста можно значительно сократить общее время работы, если использовать определенные техники ввода текста.
Стандартный способ — отметить повторяющийся текст, затем скопировать его в буфер обмена, и затем размножать его, вставляя в нужные места.
Можно просто нажать комбинацию клавиш [Shift]+[F2] и затем установить «посеревший» курсор в то место, куда нужно вставить текст.
Есть еще более короткий способ. Наберите текст, который нужно размножить, а затем установите курсор в то место, где нужно вставить повтор, и нажмите клавишу F4 — последние введенные символы будут автоматически повторены. Это действие можно повторить столько раз, сколько нужно повторов текста.

 
С высоты птичьего полета

 

 Совет: Перед печатью чистовика очень большого многостраничного документа не лишне бывает проверить, как располагаются, например, таблицы, графики и иллюстрации, не попадают ли они на разрывы страниц, начинаются ли ключевые параграфы с новой страницы.
Word позволяет распечатывать по нескольку страниц, пропорционально уменьшая их размеры, чтобы поместить на одном листе 2, 4, 6, 8 или 16 страниц. Выберите Файл|Печать и в поле Масштаб выберите нужное количество страниц и размер бумаги. В результате вы получите как бы мозаику из страниц документа.
Две страницы на одном листе позволят нормально работать с текстом, и потому этот прием можно использовать для экономии бумаги при печати черновиков документов.

 
Пропали шрифты

 

 Проблема: Я хочу изменить шрифт выделенного текста, жму на выпадающее окно, но в нем из 190 шрифтов, которые находятся в папке c:windowsfonts, есть только один — Plotter.

Решение: То, как будет работать Word, во многом определяется драйвером принтера. В данном случае в системе, очевидно, установлен только один принтер — плоттер. Поскольку на плоттер невозможен прямой вывод любых шрифтов, кроме специальных плоттерных, то Word и не предоставляет пользователю возможность их выбора.
Для устранения проблемы просто установите еще один драйвер обычного принтера. При этом совсем не обязательно, чтобы он был подключен — для нормальной работы Word можно установить любой драйвер.

 

Home | Up | Советы по Word | Советы по Office | Советы по Excel
Сайт создан в системе uCoz